Elektronische Kontoauszüge aufbewahren und archivieren

Montag, 28. August 2017

Im Rahmen der Digitalisierung forcieren die Banken den Umstieg auf die elektronische Kontoführung. Viele Bankkunden bekommen daher keine Papierkontoauszüge mehr zugesandt. Sie sollen sich ihren Kontoauszug über das Internet oder ihr Bankprogramm ansehen und prüfen.

In der Vergangenheit hat die Finanzverwaltung nur Papierkontoauszüge als Belege akzeptiert. Nunmehr erkennt das Finanzamt auch digitale Bankbelege an, insbesondere PDF-Dokumente. Allerdings müssen digitale Kontoauszüge nach dem Abruf auf ihre Richtigkeit und Vollständigkeit überprüft werden. Diese Prüfung ist zu dokumentieren. Ab hier wird es jedoch problematisch, denn die Prüfung eines digitalen Dokuments lässt sich eigentlich nur mit Hilfe eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) dokumentieren. Solche Systeme sind jedoch in vielen Unternehmen gar nicht im Einsatz.

Dokumentieren ohne DMS

Mit einer genau festgelegten Verfahrensweise, die stets einzuhalten ist, können Unternehmer die geforderte Dokumentation auch ohne DMS vornehmen: Sie öffnen den digitalen Kontoauszug und prüfen ihn. Nur wenn der Kontoauszug in Ordnung ist, wird die Datei an einem genau festgelegten Speicherort abgelegt. Dieser Speicherort sollte allerdings so beschaffen sein, dass die Datei dort für mindestens zehn Jahre sicher archiviert ist. Sicher archiviert ist die Datei dabei nur, wenn sie vor Veränderung oder Verlust geschützt ist. Diese sichere Speicherung ist mit dem Windows Dateisystem nicht realisierbar. Eine Möglichkeit bietet das Tool „Unternehmen online“ der DATEV.

Gerne helfen wir Ihnen oder stehen Ihnen mit Rat zur Verfügung.

Zur Beachtung: Eine Aufbewahrung der Kontoauszüge im Onlinebanking-Bereich der jeweiligen Bank ist oft keine Alternative. Viele Banken stellen die Kontoauszüge nur für einige Jahrein einem elektronischen Postfach bereit. Die Speicherung bei der Bank erschwert zudem einen Bankenwechsel weil die Aufbewahrungspflichten auch bei einem Bankenwechsel besteht.